1.Proses Perencanaan
~ Pengertian Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi
titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan
proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan
adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and
using of assumption regarding the future in the visualization and formulating
of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita
simpulkan antara lain:
1. Perencanaan
merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan
kongkret.
2. Perencanaan
merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan
kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan
mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat
dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat
sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut
dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
~ Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada
dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan
atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai
dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan
saat ini.
Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan
lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data
statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor
lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi
di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses
perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
~ Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan
dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang
lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
~ Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan
rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis.
Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis
dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya,
prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan
strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
~ Faktor Waktu dan Perencanaan
Perencanaan merupakan salah
satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi,
baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau
unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan
mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara
sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian
pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/
pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur
tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling).
Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari
masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses
pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan
faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method
untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek
juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti
komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan
yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama
yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai
konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya
yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada
tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan
sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses
pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam
pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil
penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan
tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan
kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan
dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan
strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan
berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan,
menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan
rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap
kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta
faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus
disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan
berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit
untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan
adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress
(kemajuan).
5. Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam
dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping
nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi
perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Perencanaan
itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka
panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar
tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan
berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan
merupakan proses yang terus-menerus.
4. Perencanaan
berfungsi sebagai alat pengendali.
5. Perencanaan
yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif
dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh
sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1.
Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2.
Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap
tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan
untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3.
Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang
mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau
kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat
ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan
penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua
proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi
proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
Daftar Pustaka :
2.Penetapan Tujuan
~ Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih
dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan
umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud
khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi
lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan
pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1.
Suatu pernyataan
tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk
merealisasikan
2.
Pernyataan tentang
keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas
mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
1.
Hasil-Hasil akhir
yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2.
Usaha-uasaha /
kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan
akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak
dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus
yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk
hirarki tujuan.
- Fungsi Tujuan Organisasi
1. Pedoman Bagi
Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi
tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang
harus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber Legitimasi,
akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan
dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3. Standar
Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan
memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi
4. Standar
Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.
Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para
anggota
5. Dasar Rasional
Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
~ Management by
Objective (MBO)
Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali
oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari
Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker
and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para
perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara
terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen
untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan,
agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
·
Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
·
Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
·
Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
·
Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan
partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus
memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai
melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama
dan terintegrasi.
Untuk pelaksanaan MBO, maka di butuhkan
tahapan-tahapan sebagai berikut :
·
Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang
diperlukan.
·
Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap
bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi
yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu
identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
·
Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen
secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan
motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
·
Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan
tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra
) melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.
Penilaian Kinerja diukur dengan : Efesiensi,
Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi
dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dalam penyusunan rencana, maka langkah-langkah yang
harus dilakukan adalah :
·
Apa yang akan di kerjakan ? ( What ), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan
agar tercapainya sasaran.
·
Dimana kegiatan akan dilakukan ? ( Where ), perlu dipertimbangkan tempat
pelaksanaan kegiatan yang dapat mendukung kegiatan perencanaan tersebut.
·
Kapan waktu yang tepat untuk melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk
mengatur, memilih dan memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan
eksekusi rencana tersebut.
·
Bagaimana, rencana tersebut dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa
pelaksanaan rencana ini akan di eksekusi.
·
Siapa yang menjadi sasaran ? ( Who ), menentukan siapa sasaran dan siapa orang
yang berkompeten untuk melaksanakan rencana tersebut.
·
Mengapa ini dilakukan ? ( Why ), merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan
What, Where, When, How dan Who. Berusaha melihat, apakah rencana-rencana
tersbut apakah memiliki kelemahan.
Daftar Pustaka
3. Pembuatan
Keputusan
~ Tipe-Tipe Keputusan
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah
tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
·
Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin,
sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama
pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan
piutang,dll.
·
Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian
dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur.
Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta
analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih
canggih, keputusan alokasi dana promosi.
·
Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen
tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah
untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan
luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain
adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
~ Proses pembuatan
keputusan
1. Pemahaman dan
perumusan masalah
Manajaer harus menemukan masalah
apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan
dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2.
Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah masalahnya ditemukan,
lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3.
Pengembangan alternatif
Pengembangan alternatif
memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai
keputusan yang efektif.
4.
Pengevaluasian
terhadap alternatif yang dipergunakan
Menilai efektivitas dari
alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber
daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik
alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5.
Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan pada informasi yang
diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh
manajer.
6.
Implementasi keputusan
Manajer harus menetapkan
anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta
menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan
resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.
7.
evaluasi atas hasil keputusan
Implementasi yang telah diambil
harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan
hasil yang diharapkan.
4. KETERLIBATAN BAWAHAN
DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan
tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan
kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan
gagasan.
1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat
secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan
pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara
kelompok
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
1.
Dalam
pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih
besar.
2.
Dalam
pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat
memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional
organisasi.
3.
Dalam penilaian
alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.
4.
Dalam pemilihan
alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan
individual.
5.
Karena
berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara
individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.
6.
Kreativitas yang
lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai
pandangan yang berbeda- beda.
7.
Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan
oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung
jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun
merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
8.
Berdasarkan
pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
9.
Pembuatan
keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan
cepat.
10.
Keputusan
kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan
sepenuhnya keputusan kelompok.
11.
Bila atasan
terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
1. Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan
oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung
jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun
merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
2.
Berdasarkan
pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangant memakan biaya.
3.
Pembuatan
keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan
cepat.
4.
Keputusan
kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan
sepenuhnya keputusan kelompok.
5. Bila atasan
terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
Daftar
Pustaka
Aritkel ini banyak memberikan informasi kepada pembaca lainnya, tentang proses perancanaan. Memberikan kemudahan bagi pembaca untuk membuat makalah tentang proses perencanaan.
BalasHapus